Die Digitalisierung der Arbeitswelt: ein wichtiges Thema, nicht nur für die Unternehmen selbst.
Viele Betriebe und öffentliche Einrichtungen sind nicht vollständig digitalisiert. Das papierlose Büro ist unerlässlich. Wer in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben möchte. Auch die Bürgerinnen und Bürger eines Landes profitieren von mehr digitalen Leistungen. Der Digitalisierungsindex gibt eine Auskunft darüber, inwieweit die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland voranschreitet (vgl. Digitalisierungsindex, abgerufen am: 24.11.2023). Neben der Unternehmenseffizienz hat die Bürodigitalisierung positive Auswirkungen auf den Umweltschutz. Aber auch für die Mitarbeitenden werden Arbeitsprozesse vereinfacht. Hierbei ist es wichtig, die Mitarbeitenden bei den einzelnen Prozessschritten einzubeziehen. Der folgende Beitrag vermittelt einen ersten Überblick über die Vorteile der Digitalisierung. Zudem erhalten Unternehmer:innen Hilfestellungen an die Hand, um die Digitalisierung im eigenen Betrieb voranzutreiben.
Die ökonomische Perspektive
Die wirtschaftliche Sichtweise auf die Digitalisierung spielt in der heutigen Zeit natürlich auch eine große Rolle. Denn durch die Einsparung von Papier lassen sich verschiedene Kosten senken. Dazu zählen die Ausgaben für Lagerräume oder Druck- und Papierkosten. Wer seine Dokumente nicht digital ablegt, greift in der Regel auf Akten zurück. Diese benötigen viel Platz- und Stauraum. Durch die Digitalisierung ist dieser zusätzliche Bürobedarf nicht mehr notwendig oder verringert sich. Denn die meist zehnjährige Pflicht zur Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten fällt durch die Digitalisierung nicht einfach weg. Einige elektronische Aktensysteme bieten den Kunden praktische Einstellungen für die Aufbewahrungspflicht an. Dadurch lässt sich für bestimmte Ordner einstellen, wie lange diese im Archiv bleiben müssen. Die Grundlage bilden die gesetzlichen Vorgaben im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabenordnung (AO).
Ein digitaler Arbeitsplatz senkt zudem Personalkosten und steigert die Produktivität der Mitarbeitenden. Abläufe und Prozesse werden effizienter. Klare Zuständigkeiten regeln, wer wofür verantwortlich ist. Arbeitnehmer können von der ganzen Welt aus auf die Dokumente zugreifen. Dadurch fallen umständliche Absprachen und der Versand von Schriftstücken weg. Das senkt die Verwaltungskosten. Denn auch das Sortieren, Drucken und Abheften von Dokumenten kostet viel Zeit. Neben der Reduzierung der Versandkosten fallen die Kosten für die Papierbeschaffung und dessen Vernichtung geringer aus.
Die Befreiung von papierbasierten Prozessen hat somit aus ökonomischer Sicht für Unternehmen und Betriebe viele Vorteile. Experten wie das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner schätzen, dass die Gesamtkosten für den Papierdruck ein bis drei Prozent des Gesamtumsatzes eines Unternehmens ausmachen. Die Druckkosten setzen sich aus der Hardware, dem Support, der Wartung und dem Verbrauchsmaterial zusammen.
Die ökologische Perspektive
Das digitale Büro wirkt sich positiv auf die Umwelt aus. Wer als Betrieb nachhaltig sein möchte, kommt an einer Digitalisierung von Unternehmensprozessen nicht vorbei. Die Büro-Digitalisierung sorgt dafür, dass der Papierverbrauch sinkt. Das hat längerfristig Auswirkungen auf den Holzverbrauch und den CO2-Abdruck eines Unternehmens.
Die Herstellung von Papier ist mit starken Umweltbelastungen verbunden. Bei der Produktion von Papiererzeugnissen benötigen die Hersteller große Mengen an (fossiler) Energie, Wasser und Holz. Dazu kommt der Einsatz umweltschädlicher Chemikalien wie Chlor und Säure. Sofern Deutschland Papier aus dem Ausland importiert, leistet es dadurch einen Beitrag zur weltweiten Rodung von Wäldern. Unternehmer, die auf Nachhaltigkeit setzen, sind daher gut darin beraten, den Papierkonsum im Betrieb zu minimieren.
Zudem belasten Büros, die weiterhin auf den Einsatz von Papier pochen, zusätzlich die Umwelt durch Druckprozesse. Denn auch das farbige Drucken auf Frischfaserpapier ist eine schädliche Mehrbelastung für die Umwelt. Aus ökologischer Perspektive ist es daher sinnvoll, auf das digitale Büro umzustellen. So verringern Sie den ökologischen Fußabdruck und die Abfallmengen in Ihrem Unternehmen.
Die soziale Perspektive
Die Büro-Digitalisierung bietet gewisse Vorteile, welche den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden vereinfachen. Kunden profitieren ebenfalls durch die Digitalisierung am Arbeitsplatz. So haben einige Ämter in Deutschland einige Serviceleistungen bereits digitalisiert. Dadurch erhalten Bürger einen einfacheren Zugang zu bestimmten Leistungen und Pflichten. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Übermittlung der Steuererklärung via ELSTER.
Aber auch Wirtschaftsbetrieben bietet das digitale Büro viele Vorteile. Dazu zählt der globale Faktor: Ein digitales Büro ist von der ganzen Welt aus erreichbar. Dadurch ist eine engere Vernetzung mit ausländischen Kollegen möglich.
Wer nicht in einem Dienstzimmer auf der anderen Seite der Erde sitzt, kann von zu Hause arbeiten. Mitarbeitende profitieren so unter anderem von einer besseren Work-Life-Balance. Denn die Vorteile des Home-Office für die Arbeitnehmer liegen auf der Hand: Lange Pendelzeiten zur Arbeit fallen weg und es ist mehr Flexibilität möglich. Dadurch haben Familien und Singles mehr Freizeit.
Die Managementebene profitiert ebenfalls von einer Förderung der Arbeitsqualität durch die Option des Home-Office. Zufriedene Mitarbeitende sind in der Regel produktiver als unzufriedene Arbeitnehmer. Ein papierloses Büro vereinfacht die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden. Dokumente sind an einem zentralen Ort hinterlegt und lassen sich via E-Mail versenden. Das geht nicht nur schneller als auf dem Postweg, sondern spart auch Platz, Zeit und Portokosten.
Zudem ist durch die Digitalisierung von Büroprozessen ein Austausch über Kommunikations- und Videoplattformen möglich. Jeder Mitarbeitende kann so von seinem Standort aus, an Besprechungen und Kundenmeetings teilnehmen. Ein kreatives Miteinander und die direkte Kommunikation untereinander kommen so nicht zu kurz.
Das Vorgehen: Wichtige Schritte der Büro-Digitalisierung
1. Verantwortlichkeiten klären und Bildung einer Steuerungsgruppe
Vor der Einführung von elektronischen Akten ist es wichtig, die Verantwortlichkeiten zu bestimmen. Hierfür benötigen Unternehmer im Betrieb ein Expertenteam, welches schnittstellenübergreifend zusammenarbeitet und den Transformationsprozess vorbereitet. Die Grundlage für den Veränderungsprozess bildet die Umwandlung der analogen Dokumente in elektronische Akten. Wichtig hierfür ist die Klärung, wie sich die Arbeitsschritte in den einzelnen Abteilungen dadurch verändern.
2. Ziele setzen
Des Weiteren ist es wichtig, sich Ziele zu setzen und die Wege zur Zielerreichung vorab zu klären. Welches digitale Dokumentenmanagement-System kommt zum Einsatz. Bis wann erfolgt die Implementierung der neuen Anwendung? Wer schult die Mitarbeitenden und bis wann? Welche Kosten verursacht das neue System? Wie wirkt sich die Vereinfachung der Prozesse längerfristig auf die Produktivität und die Effizienz im Unternehmen aus?
3. Identifikation ineffizienter Prozesse
Das verantwortliche Projektteam hat die Aufgabe, ineffiziente Prozesse zu analysieren. Dies ist wichtig, um die bisherigen Arbeitsabläufe in den Abteilungen zu optimieren. Unproduktive Abläufe haben Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit und halten Mitarbeitende von wichtigeren Tätigkeiten ab. Hier ist eine schrittweise Identifikation und Analyse der Geschäftsprozesse sinnvoll. Als Startpunkt bietet sich die Überprüfung eines bestimmten Geschäftsbereichs an, zum Beispiel die Personalabteilung.
4. Der Maßnahmenplan
Ein Maßnahmenplan verdeutlicht die einzelnen Schritte und gibt einen Überblick darüber, welche Meilensteine bis wann erfolgen müssen. Denkbar ist die Darstellung der Maßnahmen in einem Projektplan. Dadurch erhält die Steuerungsgruppe ein Handwerkszeug, welches aufzeigt, wer bis wann welche Punkte zu erledigen hat. Ein Maßnahmenplan ist somit ein hilfreiches Tool für die Einführung von digitalen Systemen und Prozessen. Denkbare Eckpunkte des Plans sind:
Denkbare Eckpunkte des Plans sind:
4.1 Datenschutz optimieren
Bei der Implementierung eines neuen digitalen Systems ist der Datenschutz zu berücksichtigen. Aufgrund der großen Datenmenge, die über die Jahre entsteht, ist es sinnvoll, auf externe Server zurückzugreifen. Bei der Auswahl einer Anwendung ist darauf zu achten, dass sich die Server des Systems innerhalb der EU befinden. Die DSGVO sieht vor, dass die Speicherung personenbezogener Daten nur auf europäischen Servern möglich ist.
4.2 Identifikation passender Tools und Testphase
Vor der Implementierung eines neuen Systems ist es wichtig, gängige Tools miteinander zu vergleichen. Unternehmen unterscheiden sich bezüglich ihrer analogen Prozesse. Welche Systeme kommen infrage und bilden die internen Arbeitsabläufe bestmöglich ab? Mitarbeitende des Softwareanbieters stellen gegebenenfalls die Inhalte anschaulich dem Expertenteam vor. So erhalten die Mitglieder der Steuerungsgruppe einen ersten Eindruck davon, ob die entsprechende Anwendung für das Unternehmen geeignet ist.
4.3 Finanzanalyse zur Einsparung von analogen Ausgaben
Jeder Unternehmensentscheidung geht eine sorgfältige finanzielle Analyse voraus. Welche Einsparmöglichkeiten ergeben sich durch die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems? Wann ist der Punkt erreicht, dass sich die Anwendung lohnt? Die Implementierung einer Dokumentenmanagement-Software ist mit Kosten verbunden. Durch die Büro-Digitalisierung sparen Betriebe an anderen Stellen, beispielsweise bei den Druck- und Kopierkosten oder den Kosten für Geschäftsprozesse. Letztere werden mithilfe einer Software vereinfacht und vereinheitlicht.
4.4 Entwicklung digitaler Sicherheitsmaßnahmen
Vor der Entscheidung für oder gegen ein System ist es wichtig, sich mit den Sicherheitsmaßnahmen auseinanderzusetzen. Entscheidend ist hier unter anderem:
- Erfolgt die Übertragung der Dokumente verschlüsselt?
- Wird die DSGVO - die Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigt?
- Gibt es Back-ups zur Wiederherstellung früherer Versionen?
- Ist eine revisionssichere Archivierung der Dokumente möglich, sodass diese nicht nachträglich veränderbar sind?
- Berücksichtigt das Programm die gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen beispielsweise für Personalunterlagen?
4.5 Schrittweise Einführung und Mitarbeitendenschulungen
Die erfolgreiche Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems setzt voraus, dass es langfristig von den Mitarbeitenden und der Führungsebene akzeptiert wird. Um dies zu erreichen, kann eine schrittweise Einführung sinnvoll sein. Denkbar ist, dass die neue Anwendung zunächst nur bei internen Projekten zum Einsatz kommt oder eine Testabteilung mit der Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen beginnt. Vor dem Start dieser Phase ist die Klärung wichtig, was mit den analogen Dokumenten im Anschluss passiert. Ist eine Aufbewahrung dieser weiterhin notwendig? Damit die Mitarbeitende den Umgang mit der Software lernen, sind Schulungen einzuplanen. Sinnvoll ist hier ein schrittweises Vorgehen. Es bietet sich das Top-down-Verfahren an.
4.6 Dokumentation der umgesetzten Maßnahmen
Das Festhalten der einzelnen Prozessschritte ist wichtig, damit für alle Beteiligten nachvollziehbar ist, inwieweit die Implementierung fortgeschritten ist. Hierfür bietet sich der bereits erwähnte Projektplan an. Zudem erfolgt so eine Wissenssicherung, falls Mitarbeitende aus der Steuerungsgruppe das Unternehmen verlassen sollten. Die gesammelten Erfahrungen und Daten lassen sich so auf weitere Abteilungen übertragen.
Checkliste für Unternehmer:innen
- Wurde ein Expertenteam beziehungsweise eine Steuerungsgruppe gegründet? Bestehend aus Führungskräften und Fachkräften aus den Abteilungen?
- Sind die Zuständigkeiten geklärt?
- Ist die Zielformulierung abgeschlossen?
- Erfolgte eine Systemauswahl und der Vergleich geeigneter Anwendungen?
- Wurden die Anforderungen an den Datenschutz beachtet?
- Erfolgt die Dokumentation der Maßnahmen im Projektplan?
- Wurden die Prozesse identifiziert, die digitalisiert werden sollen?
- Finden Mitarbeitendenschulungen vor der Implementierung statt?
- Gibt es eine Testabteilung, die das neue Datenmanagement-System ausprobiert?
- Gibt es Finanzanalysen zu möglichen Kosteneinsparungen und Steigerungen der Effizienz und Produktivität im Unternehmen durch das papierlose Büro?
