Warum ist der Datenschutz im Home-Office so wichtig?
Selbst im vertrauten Umfeld des eigenen Zuhauses ist der Datenschutz im Home-Office von entscheidender Bedeutung, und dies aus mehreren Gründen. Erstens birgt die dezentrale Arbeitsumgebung die Gefahr, dass sensible Unternehmensdaten leichter in falsche Hände geraten können. Durch die Nutzung privater Netzwerke und möglicherweise ungesicherter Verbindungen besteht ein erhöhtes Risiko für Datenlecks und unbefugten Zugriff. Zweitens ist die Trennung von beruflichen und persönlichen Informationen oft weniger klar definiert, was die Möglichkeit von Datenschutzverletzungen oder versehentlichen Offenlegungen erhöht.
Die Einhaltung und Umsetzung von Datenschutzrichtlinien wie die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind somit entscheidend, um die Vertraulichkeit von Daten zu wahren, Unternehmensreputationen zu schützen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Verstöße gegen Datenschutzvorschriften können nicht nur zu erheblichen Geldbußen führen, sondern auch das Risiko eines Imageschadens für Unternehmen erhöhen. Daher sind eine umfassende Sensibilisierung und Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen unerlässlich.
Die Vielzahl der im Home-Office genutzten Endgeräte, angefangen bei privaten Computern bis hin zu persönlichen Mobilgeräten, stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Diese Geräte könnten unterschiedliche Sicherheitsstandards aufweisen und erhöhen somit die Angriffsfläche für potenzielle Bedrohungen. Gleichzeitig trägt die zunehmende Digitalisierung dazu bei, dass sensible persönliche Informationen vermehrt online übertragen und gespeichert werden, was ein erhöhtes Bewusstsein für den Datenschutz im Home-Office erforderlich macht.
Alles Wichtige zu personenbezogenen Daten und der DSGVO findest du in unserem DSGVO Leitfaden.
Den Datenschutz im Home-Office gestalten
Damit der Schutz von persönlichen Daten bei der mobilen Arbeit funktioniert, ist es wichtig, bestimmte Risikofaktoren zu minimieren. Das kann im Home-Office mit Herausforderungen verbunden sein. Um persönliche Daten wie Kontodaten, Staatszugehörigkeit oder die Standortdaten zu schützen, sollten daher besondere Maßnahmen ergriffen werden.
Physische Sicherheit im Home-Office verbessern
Um im Home-Office die Gefahr von Diebstahl oder Verlust von Daten zu vermeiden, ist es wichtig, diese sicher aufzubewahren. Der Zugang zum Arbeitsbereich sollte beschränkt werden und es ist sicherzustellen, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf vertrauliche Dokumente oder Arbeitsgeräte haben. Hierfür empfiehlt sich z. B. die Nutzung von abschließbaren Schränken oder Schubladen. Auch Laptopschlösser können hier eine Lösung sein.
Unerlaubte Zugriffe im Home-Office unbedingt vermeiden
Besonders im Home-Office kann es sein, dass Mitbewohner, Familienmitglieder oder Freunde Zugang zu unbefugten Daten erhalten. Auch durch das Mithören von Telefonaten können Datenlücken entstehen. Daher ist es wichtig, dass die mobilen Tätigkeiten, wenn möglich, in einem separaten Raum stattfinden. Umsetzbar ist das zum Beispiel durch einen Büroraum im Haus oder der Wohnung. Ist dies nicht möglich, sollten die Bildschirme so positioniert sein, dass Fremde keinen Einblick haben. Zudem ist es wichtig, beim Verlassen des Arbeitsplatzes den Laptop oder Computer passwortgeschützt auszuschalten und Papierdokumente wegzuschließen.
Ungesicherte Netzwerke stellen eine Gefahr dar
Je nachdem, wo die Arbeit stattfindet und was der Arbeitgeber vorschreibt, kann es notwendig sein, das Risiko durch unsichere W-LAN-Verbindungen zu minimieren. Durch z. B. die Nutzung von VPNs haben Cyberkriminelle geringere Chancen, Daten abzufangen oder diese zu manipulieren. So lässt sich dem Datenverlust und dem Datendiebstahl vorbeugen.
Auch Pishing-Angriffe sind nicht nur in den privaten Kontexten ein großes Problem. Diese Bedrohung erfolgt u. a. durch vermeintlich sichere E-Mail-Anhänge oder durch Textnachrichten. Diese sollen die Betroffenen zu einer bestimmten Handlung, wie das Klicken eines Links, verleiten und erlauben so Zugriff auf unternehmensinterne Daten. Daher ist es wichtig, Mitarbeitende diesbezüglich zu sensibilisieren. Absendende E-Mail-Adressen sollten wachsam betrachtet und Links und Anhänge gründlich geprüft werden. Bei Unsicherheiten ist es empfehlenswert, Rücksprache mit der IT-Abteilung zu halten und Probleme sollten direkt gemeldet werden, um weiteren Schaden zu vermeiden.
Datenvernichtung
Papierdokumente im Homeoffice vernichten
In Unternehmen ist häufig Standard, dass für die Entsorgung von Papierdokumenten datenschutzkonforme Aktenvernichter zur Verfügung stehen. Arbeitnehmende und Arbeitgeber haben so Gewissheit, dass die sichere Vernichtung von allen Daten erfolgt.
Im Home-Office sollten Ausdrucke und Papierdokumente - wenn möglich - vermieden werden. Ist dies nicht möglich, sollten auch hier Aktenvernichter mit den entsprechenden Schutzklassen besorgt werden. Hier gilt, je kleiner die Partikelgröße nach dem Schreddern, desto höher ist die Sicherheit. Bei einer besonders hohen Sicherheitsstufe ist die Reproduktion des Dokuments so gut wie nicht möglich. Empfehlenswert fürs Home-Office sind z.B. kleine Aktenvernichter wie der 2245 oder 2265 in P-4 oder P-5. Handelt es sich um High-Security-Daten sollte die Schutzklasse noch höher gewählt werden.
Die Aufbewahrung von Papierdokumenten im mobilen Büro sollte möglichst befristet und in einem abschließbaren Schrank erfolgen. Dokumente, welche archiviert werden müssen, sollten zeitnah wieder in die physische Umgebung des jeweiligen Betriebs gebracht werden.
Digitale Dokumente datenschutzkonform entsorgen
Auch bei der datenschutzkonformen Entsorgung von digitalen Dokumenten gibt es einiges zu beachten. Die sichere Löschung von Daten und Ordnern ist beispielsweise mit einer Dateishredder-Software möglich. Dabei handelt es sich um spezialisierte Tools, die für eine endgültige und sichere Löschung von Dateien sorgen. Denn auf der Festplatte der jeweiligen Speichermedien sind die Daten nach dem Löschvorgang als "überschreibbar" hinterlegt. Dadurch sind die Informationen für Spezialisten oftmals wiederherstellbar. Für solche Fälle eignet sich eine Dateishredder-Software, die zuverlässig die Daten auf USB-Sticks, Speicherkarten und Co. endgültig löscht.
Wer besonders sensible Dateien vernichten möchte, sollte auf eine physische Zerstörung setzen. CDs und DVDs lassen sich beispielsweise mit einer stabilen Schere zerschneiden. Die mechanische Zerstörung eines USB-Sticks kann durch das Zertrümmern mithilfe eines Hammers erfolgen. Auch bei der Beseitigung von Festplatten ist darauf zu achten, dass das Zusammensetzen der Bestandteile nicht mehr möglich ist. Dies kann unter anderem dadurch gelingen, dass eine Zertrümmerung der Hauptplatine erfolgt. Die zerstörten Komponenten der elektronischen Speichermedien dürfen keinesfalls im Restmüll landen. Eine Entsorgung dieser Reste ist über die Wertstoffhöfe möglich.
Für die physische Zerstörung einer Vielzahl von Datenträgern können Unternehmen spezialisierte Firmen beauftragen. Hier ist es wichtig, darauf zu achten, dass das gewählte Unternehmen die Vorgaben der DSGVO beachtet.
Was für rechtliche Konsequenzen kann es geben, wenn Unternehmen DSGVO-Regelungen nicht umsetzen?
Wenn ein Betrieb sich nicht darum bemüht, die Datenschutzrichtlinien der DSGVO einzuhalten, führt dies unter Umständen zu empfindlichen Geldstrafen. So berichtet Statista davon, dass Ende Mai 2023 rund 1,6 Milliarden Euro Geldbußen aufgrund von Verstößen gegen die DSGVO verhängt wurden. In Unternehmen ist es wichtig, dass ein Datenschutzbeauftragter mit der Unternehmensleitung für die Einhaltung der DSGVO-Regelungen sorgt. Zudem sollten Mitarbeitende einbezogen werden. Verstoßen diese gegen die DSGVO, erhält der Arbeitgeber zunächst die Strafe. Dieser hat aber unter Umständen die Möglichkeit, von der Arbeitnehmerhaftung Gebrauch zu machen. Bei einem Datenschutzverstoß existieren außerdem Meldepflichten für Unternehmen. Erhält jemand unberechtigterweise Zugang zu personenbezogenen Daten, muss der Betrieb innerhalb von 72 Stunden den Vorfall an die zuständige Aufsichtsbehörde melden. Dies ist nur dann nicht notwendig, wenn die Schutzverletzung die Freiheit und die Rechte der betroffenen Person nicht gefährdet. Bei Nichtmeldung haben die Betriebe unter Umständen mit weiteren Sanktionen zu rechnen. Die Regelungen gelten auch für Verstöße im Home-Office.
Aufklärung der Mitarbeitenden notwendig
Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, mobil zu arbeiten, sollten sicherstellen, dass dies im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen erfolgt. Neben einem sicheren IT-System ist es entscheidend, eine angemessene Büroausstattung bereitzustellen, einschließlich geeigneter Maßnahmen zur Aktenvernichtung. Die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Home-Office kann durch eine entsprechende Richtlinie geregelt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter die festgelegten Regelungen befolgen.
